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ERP系统如何对数据进行收集处理_ERP系统数据收集时如何降低失误率

ERP是对企业资源全面整合在分配,而整合资源就需要收集大量的数据,这些数据中包含了各个部门的管理生产信息和产品信息以及一些生产计划等,由于数据量过大,数据准确性就会降低,如何科学的收集基础数据就变得至关重要,那么要如何来收集以降低失误率呢。

一、ERP系统如何对数据进行收集处理

第一步:确定工作范围

首先根据ERP项目范围,确定需要准备哪些数据,然后确定参与部门和人员配备,再确定工作计划。记住不要把所有的工作只交给一个部门甚至一个人,要充分了解这项工作的难度。在工作计划中,还应注意安排定期会议,以促进工作人员之间的沟通。

第二步:建立必要的编码原则

ERP软件对数据的管理是通过编码实现的,编码可以唯一识别数据,并贯穿于以后的查询和应用中。建立编码原则的目的是让后面的工作有一个可以遵循的原则,也是为了确定数据库对于复杂数据可以识别的唯一识别方法。所谓磨刀不误柴,切不可急于求成而忽略了这些重要的任务。

此外,编码原则的制定属于企业级标准的制定,应按照ISO9000标准进行制定和管理,尤其是大量的基础数据(如材料主文件的编码),必须由多个部门确定。

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第三步:建立公共信息

建立的公共信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数据会在其他基础数据中引用,数据量小,可以用较少的时间和人力完成。如果在整理其他数据时发现缺乏公开信息,那么整体效率和进度都会大大降低。

第四步:确定物料清单结构(根据企业情况选择)

如果一个企业应用生产系统、计划或者产品开发模块,那么BOM就是必不可少的基础数据。在这里,首先要明确原材料与半成品、半成品的关系。这一步的难点是半成品的设定问题。如果半成品的级别少了或者没有设置,以后的统计分析就无法细化;如果设置更多的半成品,数据量会大大增加。出现下列情况时,半成品应建立编码管理:半成品应建立库存账户,或采用安全库存管理,半成品应出售或用于售后服务。否则半成品尽量不要编码,不要进入软件系统。对于每增加一层的BOM,BOM数据量也会相应增加,同时物料信息量也会增加。我个人的观点是,越少的BOM订单越能让这项工作可控。

第五步:收集第一手资料,集中不同部门的原始离散数据

在这些离散数据中,只有一项基本物料信息,字段包括生产、采购、销售、库存和财务信息。在这一步中,应该使用统一格式的表单在各个部门之间交叉流动,这样每个部门都可以填写与自己相关的数据,完成后传递给下一个部门,以此类推,直到这一步完成。工作中要注意传输安排,传输路径要提前确定。为了保证工期,不同部门可以同时开工,然后交叉转移,或者一个部门把一小部分转移到下一个部门。同时,每张发出的表格应统一编号(唯一),部门间交接时应做好记录,既能控制进度,又能避免数据丢失。

第六步:将数据输入软件系统

基础数据的原始文件应在录入前归档。对于电子文档中存储的数据,应进行数据备份,并注明整理人员、完成时间和最终版本。如果是纸质印刷媒体,应存放在专门的文件柜中,作为重要的文件管理。

接下来的入门工作都是艰苦枯燥的重复性工作。常见的输入方式有两种:手动输入和工具导入。这些方法各有利弊。

(1)所有软件都提供输入界面,可以调动人员逐个输入数据,或者利用软件的复制功能复制相似的数据,然后修改关键字段。这种方法相对安全,完善的ERP软件会在录入的同时自动检查错误。大部分前期没有检测到的错误,系统可以提示,禁止录入,保证了数据的准确性。这种方法的缺点是工作量大,完成时间与记录数量的关系是倍数关系。如果数据量不大,建议用这种方法,安全可靠,后验工作量也小。

(2)如果项目组有数据库专家,在人力和时间上无法实现手工录入,可以采用直接导入数据库的方法,具有效率高的优点,完成时间是数据表数量的倍数。缺点是有很多隐藏的错误,不容易检查。有个客户曾经上线几个月发现一个问题。经过反复检查,发现数据中有字段空缺,但系统可以自动填写输入数据的默认值。如果采用这种方法,在之前的检查工作中要设置严格的检查步骤,尤其是正确性检查中,要对重要的字段逐个进行检查,这项工作可以借助各种软件技术手工进行。

(3)另一种方法结合了上述两种方法的优点。一个客户曾经开发了一个程序来模拟手工工作。基本原理是从电子表格中读取一条记录的第一个字段(模拟人眼看到数据的功能),然后在ERP输入界面的对应字段中输入数据(模拟人手的操作),再读取下一个字段,再进入程序.完成此记录后,转到下一条记录。该方法利用程序输入接口进行输入,继承了接口输入的错误功能。与数据导入相比,不需要人工干预,可以24小时工作,速度快,但需要高级程序员。到目前为止,只有一个客户成功采用了这种方法。

二、ERP系统数据收集时如何降低失误率

第一步:数据检查

(1)完整性检查:完整性是指记录的数量是否完整。可以请企业内有经验的人员审核或计算总数,并与历史数据进行对比。同时,检查字段的完整性。所有ERP软件都有必须输入的字段。如果这些字段缺失,系统会不稳定,比如物料的提前期、默认仓库等。此外,有些字段不是软件要求的,必须输入。对企业未来业务和统计分析有用的字段也应包括在检查范围内,如客户分类和区域。

(2)正确性检查:正确性的范围很广,所以不是

(3)唯一性检查:要从两个角度检查数据的唯一性。常见的错误包括多个对象被编码到同一个代码中。如果他们后来进入系统,成熟的ERP软件会提示代码已经存在,拒绝接受。同时,必须消除一个对象对应多个代码的现象。这种错误是ERP软件找不到的,必须手工搜索,否则上线后会出现多个会计错误。

在纠错的同时,要做好数据版本的控制,这在涉及多个部门的数据整理工作中尤为重要。有一个客户,很多部门同时在修改同样的数据。修改后的文档中只有他们自己的部分数据是正确的,而其他部门的数据仍然是错误的。录入数据时,无论以谁的数据为准,用正确的数据替换后都不可能合并错误的数据。可以看出,每种类型的数据都要设置负责部门和负责人,每次修改后负责人都要更新文档的版本,旧版本的数据也要保存。这样做可以最大限度地减少误操作的损失。


第二步:系统检查

完成入门工作后,还是不能完全放松,必须重新检查。这时候最好的方法就是用软件程序对数据进行测试,比如把数据库备份到新的数据库中,在新的数据库中重新做常用的流程,通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。

在采集和整理两个步骤中,企业通常根据员工的技能和特长,使用一些工具和软件来辅助数据的采集和整理,如MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等。工具软件的使用不仅可以大大提高收集和整理的效率,而且具有更大的优势,可以检查错误。大多数错误可以通过下面几个简单的说明找到。如果依靠人工比对检验,所需的时间和工作量对企业来说是难以承受的。

ERP基础数据准备的重点不是数据本身,而严格的规划和合理的组织是完成这项艰巨任务的最好手段。


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